نظّم وقتك جيداً

تقييم المقال
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

أعط لنفسك أول ساعتين من يوم عملك
منذ عدة سنوات خطرت على بالي فكرة بسيطة جداً وهي تطبيق النصيحتين التاليتين لتوفير الوقت:
خص وقتاً لنفسك.
استغل وقت صفائك في تنفيذ أهم الأعمال.
إن غالبية الناس الذين يعملون هذه الأيام، تكون فترات صفائهم في الصباح. وحتى إذا لم يكن الصباح هو وقت صفائك قد يكون عملك أثناء الليل، ولهذا:

أعط لنفسك أول ساعتين من يوم عملك.
لا مقابلات!
لا مقاطعات!
لا مكالمات تليفونية!
ستجد أنك تنجز ضعف ما كنت تنجزه من قبل وبنصف الوقت والجهد. إن هذه الفكرة وحدها يمكن أن تسهم إسهاماً عظيماً في تحقيقك النجاح في حياتك. والآن أعرف ما الذي تفكر فيه. إنك تقول. “لا أستطيع الانفراد بنفسي ساعتين، فعليَّ أن أجيب على أسئلة وطلبات عملائي وزملائي ومديري كذلك”. إنني أريدك أن تنظر لهذا الأمر من زاوية أخرى. فإذا لم تتح لنفسك وقتاً لا يقاطعك فيه أحد كل يوم لن تستطيع أبداً إتمام الأعمال التي يكلفك بها عملاؤك أو مديرك. علاوة على ذلك، ألن تحدد مواعيد لمقابلاتك خلال اليوم؟ ألن تترك مكتبك لتناول الغداء؟ ألن تجري مكالمات تليفونية؟ لا شك أنك تفعل كل هذا. إذن فأنت تحت أمر زبائنك أو عملائك أو مديرك طوال اليوم، لذا فلا ضير من اقتطاع جزء من وقتك لنفسك كل يوم، وسوف تنجز في هذا الوقت ضعف ما تنجزه في أي وقت آخر وبنصف المجهود. أدرك أنه من الصعب في الواقع اقتطاع ساعتين من فترة الصبح دون مقاطعة من أحد. بل إن هناك نوعيات من الأعمال قد تستنفد فترة الصباح كلها. ولكن على أية حال ربما تتمكن من اقتطاع ساعة واحدة. وإن لم تكن ساعة، فثلاثون دقيقة. أهم ما في الأمر هو أن تتيح لنفسك قدراً من الوقت لا يقاطعك فيه أحد حتى تستطيع إتمام أعمالك المهمة.
دليل توفير الوقت
اقتطع لنفسك بعض الوقت وحدده على التقويم. وانظر إلى التقويم أو دفتر المواعيد أو جدول الأعمال الذي تحدده لنفسك على مدى الشهر القادم. وإذا كان لديك مقابلات أو مواعيد ستجريها في الصباح حاول تعديلها لوقت لاحق من اليوم. ثم بقلم أحمر أو بقلم رصاص ضع علامة على أول ساعتين كل صباح طوال الشهر. هذه الفكرة ستضمن لك بعض الوقت الخاص بك تستطيع خلاله إتمام كل أعمالك المهمة.
تذكر
لو أجَّلت أعمالك المهمة لتقوم بها في نهاية اليوم فسوف تصبح مرهقاً أو متعباً. ولا تستطيع إتمام هذه الأعمال على أفضل صورة.
دليل توفير الوقت
ابدأ في إتمام أعمالك المهمة بمجرد أن تكلف بها وستجد أنك تقوم بإنجازها على أفضل صورة. وسوف يكون هناك عدد أقل من الحالات الملحة والطوارئ التي يتوجب عليك التعامل معها؛ لأنك ستكون قد انتهيت من مهامك في أوقاتها المحددة.
تحكم في الوقت الذي تستنزفه الاجتماعات
إن الاجتماعات من اكبر عوامل تضييع الوقت. ومعظم الناس يضيعون ما بين 30% إلى 50% من وقت عملهم في اجتماعات غير مجدية. ولكي تحقق أحلامك وما تطمح إليه في حياتك العملية، لا يجب أن تضيع وقتك الثمين في اجتماعات لا جدوى منها.
تذكر
المؤسسة التي يجتمع أفرادها مع بعضهم في كل وقت هي مؤسسة لا تنجز أي عمل.
وفيما يلي بعض النصائح الخاصة بالاجتماعات:
لا تعتقد اجتماعاً: عندما يطلب أحدهم عقد اجتماع فهذا لا يعني أنك يتحتم عليك حضور هذا الاجتماع، ولا يعني أنه يتحتم عقد هذا الاجتماع أصلاً. اسأله لماذا يريد عقد اجتماع وما الذي يريد تحقيقه من وراء هذا الاجتماع. وعلى العموم فغالب الأمور التي تناقش في الاجتماعات يمكن مناقشتها عبر التليفون أو البريد الإلكتروني.
لابد من إعداد جدول أعمال: عندما تضطر لحضور اجتماع صمم على وجود جدول أعمال يوزع مقدماً. وفي هذا الجدول يتم ترتيب الموضوعات التي ستتم مناقشتها حسب أهميتها؛ حتى يعرف الجميع ما الذي سيتم مناقشته.
لابد من وجود شخص لإدارة الأوضاع: فالشخص الذي طلب عقد الاجتماع يجب أن يتحمل مسئولية عدم إضاعة الوقت في مناقشة أمور غير مهمة. ويجب لاجتماع ويحفظ على سيره بالشكل السليم.
يجب تحديد موعد لبدء الاجتماع وموعد لنهايته: فأي اجتماع يجب أن يكون محدد المدة من حيث بدايته ونهايته. والشخص الذي دعا إلى الاجتماع هو المسئول عن تحديد موعد بدء الاجتماع ونهايته.
تذكر
الاجتماعات التي تبدأ متأخرة،وتستمر لمدة طويلة تضيع اليوم كله.
كل اجتماع يجب أن يسفر عن نتائج وقرارات: ففي نهاية كل اجتماع لابد من التوصل إلى نتائج وقرارات. ويجب أن يعرف كل واحد المطلوب منه الآن وفيما بعد والموعد النهائي لاستيفاء المهام الجديدة.
تذكر
ليس من المجدي أن يعقد اجتماع، وأن يكون القرار الوحيد الذي أسفر عنه تحديد موعد لاجتماع آخر.

أضف تعليق

كود امني
تحديث